P2.2 Procedure for tilbud og forespørgsler

F2.21 Tjekliste kontraktgennemgang	F2.22 Tilbudskabelon	F2.23 Løbende projekter
F2.24 Faste samarbejdspartnere

1. Formål

Formålet med denne procedure er at sikre at:

Afhængig af tilbuddets størrelse udpeges og beskrives alle relevante krav.
Der sker en dokumenteret gennemgang af alle relevante krav.
Krav, det ikke har været muligt at afklare under tilbudsfasen, tages der forbehold for overfor kunden
Krav, der ikke umiddelbart kan opfyldes, skal fremstå af tilbuddet, evt. med ændringsforslag
Alle tilbud afgives eller bekræftes skriftligt

2. Gyldighedsområde

Proceduren gælder for behandling af alle tilbud og forespørgsler samt reparations- og renoveringsopgaver, hvor det enten af kunden eller af salgsfunktionen ønskes besvaret med skriftligt tilbud eller overslag.

3. Ansvar

Ansvaret for denne procedures indhold, udstedelse og vedligeholdelse påhviler den salgsansvarlige.

Den salgsansvarlige har ansvaret for, at alle relevante funktioner har fået tilstrækkelig information om proceduren og følger den.

Den enkelte Projektleder har ansvaret for, at alle sælgere, sagsbehandlere og andre medarbejdere, der er involveret i afgivelse af tilbud, har fået tilstrækkelig information om proceduren og følger denne.

4. Gennemførsel/indhold

Tilbudspriser og overslagspriser behandles ens i henhold til denne procedure

Ved alle forespørgsler vurderes det skønsmæssigt af sælgeren, eventuelt med tjek i bogholderiet, om kunden er så finansiel og teknisk solid, at et fremtidigt samarbejde er ønskeligt, hvis ikke afvises forespørgslen som beskrevet i senere afsnit.

Sælgeren sørger for udarbejdelse af en tjekliste for kontraktgennemgang (F2.21) og evt. andet materiale, såsom skitser, tegninger, styklister o.lign. til brug for tilbudsberegning.

Herefter sender sælgeren en kopi af tilbuddet til den indkøbsansvarlige, der sammen med den kvalitetsansvarlige opretter et ordrenummer på hvert projekt/opgave. Alle tilhørende bilag til forespørgslen såsom tjekliste for kontraktgennemgang, kundetegninger m.m. mærkes af sælgeren med ordrenummeret.

Udarbejdes der et alternativt tilbud, sørger sælgeren for entydig identifikation af bilag og tilhørende tilbud.

Sælgeren afkrydser under den videre behandling af forespørgslen tjekliste for kontraktgennemgang (F2.21), som dokumentation for, at de enkelte punkter er blevet vurderet og om nødvendigt behandlet.

Behandling og forespørgsel

Sælgeren specificerer i bemærkninger på tjeklisten for kontraktgennemgang, hvor grundigt tilbuddet skal behandles afhængigt af forespørgslens værdi, kompleksitet og intern virksomhedsstandard.

Det er sælgerens ansvar, at andre funktioner i nødvendigt omfang inddrages til afklaring af tvivlsspørgsmål i den videre behandling.

Sælgeren skal vurdere om uklarheder i forespørgselsmaterialet skal afklares med kunden, inden tilbuddet afgives, eller om der skal tages forbehold i tilbuddet

Når der ikke umiddelbart kan ske afklaring af flere forhold til forespørgslen, udarbejder sælger en priskalkulation.

Afgivelse af tilbud

Herefter prisberegner sælgeren tilbuddet. Eventuelle rabatter kan ydes i henhold til intern standard for rabatter. Afvigelser herfra kan kun ske efter aftale med den salgsansvarlige.

Tilbuddet skal minimum indeholde:

Aftalte forhold, der afviger fra det modtagne forespørgselsmateriale
Forbehold overfor forhold, der i tjeklisten er besvaret med nej, eller ikke er afklaret med kunden
Pris og valuta
Specifikation af leveringsbetingelser i henhold til intern standard

Tilbuddet underskrives generelt af sælger, men tilbud, der beløbsmæssigt udgør mere end 50.000,00 kr. skal tillige underskrives af den salgsansvarlige.

Sælgeren sørger for fremsendelse af tilbuddet

Opfølgning på tilbud

Hvis en kunde ikke har reageret på et fremsendt tilbud indenfor max. 10 arbejdsdage, kontaktes kunden af sælger med henblik på at få afklaret årsagen hertil. Herefter følger sælgeren op på sagen efter egen vurdering.

Al opfølgning noteres af sælger i tjeklisten

Accept af tilbuddet

Accepteres tilbuddet af kunden, starters F2.11 Ordre starts dokument

Afslag på afgivelse af tilbud

Såfremt det fastslås at Skanda A/S ikke vil afgive tilbud meddeles dette altid til kunden.

5. Referencer

F2.21 Tjekliste kontraktgennemgang

6. definitioner

7. Arkiv

Alle sagens dokumenter arkiveres i sagsmappen i arkivet i mindst 5 år.